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Programa Gestión Documental

Escrito por Webmaster. Publicado en Atención al Ciudadano

Considerando la importancia de los documentos que se producen y se reciben y con el fin de dar cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2609 de 2012 y al tenor del artículo 21 de La Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" que define la Gestión Documental como él: "Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación" y que un Programa de Gestión Documental PGD se entiende como él: "Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos". Se presenta el PGD de la Alcaldía de Palmira, como una herramienta que consolida las acciones de tipo legal, administrativo, tecnológico y económico que se deben aplicar en cumplimiento de los procesos documentales internos.

Si se entiende un sistema integral de gestión de documentos como aquel que se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad durante su ciclo vital, es decir desde su creación, pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones, hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación, el presente documento analiza cada una de las etapas y presenta las actividades, pautas, lineamientos y recursos necesarios que permitan a la Alcaldía de Palmira fortalecer esta gestión de manera efectiva y eficiente y garantizar la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad de la información que conforma el acervo documental.